Anleitung: Archivierung: Buchhaltung

Anleitung: Geschäftsunterlagen revisionssicher archivieren

 

Anforderungen an eine Lösung

Für Geschäftsunterlagen, vor allem für Buchhaltungsunterlagen gibt es gesetzliche Vorschriften, die beachtet werden müssen, z. B. die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung und das Handelsgesetzbuch. Ein wichtiger Punkt ist die Fälschungssicherheit: Rechnungen und andere Unterlagen dürfen nicht nachträglich verändert werden können. Zu beachten sind die Aufbewahrungsfristen von zehn und mehr Jahren für steuerlich relevante und zahlreiche andere Dokumente. Es ist keine Bagatellaufgabe, elektronische Datenträger für 10 Jahre verlustfrei aufzubewahren. DVDs beispielsweise sind nur halb so lange lagerfähig.

Mehr zu den gesetzlichen Vorschriften

Der elektronische Rechnungsdatenaustausch

Rechnungen werden hauptsächlich als PDF-Dokument per E-Mail-Anhang versandt. Um eine Rechnung im Buchhaltungssystem zu erfassen, musste sie der Empfänger abtippen, was aufwendig und fehleranfällig ist.
Ein „Forum elektronische Rechnung Deutschland“ hat ein Datenformat für elektronische Rechnungen erarbeitet, einschließlich eines „Zentralen User Guide“. Das ZUGFeRD ist ein branchenübergreifendes Datenformat, das die Anforderungen der Euronorm EN16931 und die ISO-Norm 19005-3:2012 (PDF/A-3) berücksichtigt.

ZUGFeRD

ZUGFeRD ist ein hybrides Datenformat: In ein menschenlesbares PDF-Dokument (PDF/A-3) wird eine maschinenlesbare Rechnungskopie im XML-Format eingebettet. Eine moderne Buchhaltungssoftware kann die XML-Daten direkt auslesen und weiterverarbeiten.

Aufbewahrung

Das Umsatzsteuergesetz sieht vor, dass Rechnungen zehn Jahre aufzubewahren sind (§ 14b Abs. 1 S. 1 UStG). Das Steuervereinfachungsgesetz 2011 hat die elektronische Rechnung der klassischen Papierrechnung gleichgestellt. Es gibt also keine Pflicht mehr, elektronisch erstellte oder erhaltene Rechnungen auszudrucken. Elektronische Rechnungen müssen in elektronischer Form aufbewahrt und für einen Datenzugriff bereit gehalten werden, z. B. für eine Steuerprüfung. Elektronische Handels- oder Geschäftsbriefe und Buchungsbelege müssen in dem Format aufbewahrt werden, in dem Sie empfangen wurden und sie müssen maschinell ausgewertet werden können. Haben Sie die elektronische Rechnung per E-Mail erhalten, hat die E-Mail nur die Funktion eines „Briefumschlages“ und braucht als reines Transportmittel der Rechnung nicht aufbewahrt werden.

Rechnungen ausdrucken?

Früher mussten empfangene PDF-Rechnungen unbedingt ausgedruckt werden, weil sie als nicht fälschungssicher galten. Wenn es zu einem Defekt der Festplatte kam, hatte man ja vorsorglich alles ausgedruckt. Die aktuelle Gesetzeslage verpflichtet Sie, elektronische Rechnungen auch elektronisch aufzubewahren. Eine Aufbewahrung elektronischer Rechnungen nur in ausgedruckter Form ist nicht zulässig.
Ob Argumente wie „wegen einer defekten Festplatte habe ich nur noch Rechnungen auf Papier“ vom Finanzamt akzeptiert werden, ist fraglich.
Sie sollten deshalb großen Wert auf eine zuverlässige Datensicherung legen.

Darüber hinaus sollte eine Archivierungslösung auch die Basis für die Wiederherstellung des Computers nach einem Datenverlust sein.

Konzept

1. Jeweils zum Jahreswechsel wird eine Komplettkopie der Arbeitsfestplatte des PC auf eine Klon-Festplatte erstellt (geklont).
2. Zur zusätzlichen Sicherheit: Jeweils zum Jahreswechsel wird von allen relevanten Partitionen der Arbeitsfestplatte ein Image auf einer Image-Festplatte erstellt und alle Images werden für mindestens 10 Jahre aufbewahrt.
3. Regelmäßig (täglich oder wöchentlich) werden alle seit dem letzten Jahreswechsel geänderten Dateien gesichert.

Dieses Konzept scheint aufwändig. Was man daran möglicherweise vereinfachen kann, ist  hier erläutert.

• Weil 1. und 2. auf verschiedene Festplatten kopiert werden, besteht Sicherheit auch beim Defekt einer der Festplatten. Bei einem Defekt der Klon-Festplatte kann mit den Daten der Image-Festplatte eine neue Klon-Festplatte erstellt werden.
• Nach einem katastrophalen Datenverlust wird die Klon-Festplatte in Betrieb genommen und mit den regelmäßig gesicherten Daten (Punkt 3) auf den aktuellen Stand gebracht, so dass innerhalb weniger Stunden ein funktionierendes System wiederhergestellt wird, mit dem Datenstand vom Vortag (vorausgesetzt, die Daten sind täglich gesichert worden).

Materialbedarf

KostenBedarf
70 €Eine  Klon-Festplatte  für jeden zu sichernden PC, die etwas größer als die aktuelle Festplatte ist.
100 €Mindestens eine gemeinsame Image-Festplatte für Images von allen PCs und für die regelmäßigen Backups
50 €Mit der Software Acronis True Image kann man sowohl eine Festplatte klonen als auch Images erstellen.
30 €USB-Adapter für Festplatten

Anleitung Schritt für Schritt

1. Zuerst müssen Sie Informationen über die Festplatte in Ihrem PC sammeln.

2. Kaufen Sie eine Klon-Festplatte, die baugleich mit der Arbeitsfestplatte ist oder größer ist (geringfügig größer genügt).

3. Kaufen Sie eine möglichst große Image-Festplatte, mindestens doppelt so groß wie die belegte Kapazität der Arbeitsfestplatte.

4. Kaufen Sie die Vollversion von „Acronis True Image“ oder brennen Sie die Probierversion auf eine DVD.

5. Klonen Sie die Arbeits-Festplatte.

6. Erstellen Sie Images von allen relevanten Partitionen der Arbeitsfestplatte.

7. Erstellen und testen Sie eine Stapeldatei für die tägliche Datensicherung oder richten Sie ein Datensicherungsprogramm ein.


 

Skills

Posted on

4. Februar 2021

4 Comments

  1. Da wir auch selbstständig sind, kennen wir die Arbeit, die hinter der Finanzbuchhaltung steckt. Gefühlt wird man nie fertig. Da wir natürlich auch wussten, dass alle Dateien revisionssicher archiviert werden müssen, haben wir uns dann von einem Experten beraten lassen und sind auch sehr froh darüber. Man will ja auch nichts falsch machen.

    Reply
  2. Gut zu wissen, dass für Buchhaltungsunterlagen unter anderem die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung und das Handelsgesetzbuch zu beachten sind. Mein Onkel arbeitet als Buchhalter eines großen IT-Unternehmens. Er sagt, dass die Buchhaltung wegen der ständigen Änderung der Vorschriften des Handelsgesetzes einer dynamischen Entwicklung unterliegt.

    Reply
  3. Vielen Dank für die Erläuterung, wie die gesetzlichen Vorschriften für Buchhaltungsunterlagen eingehalten werden müssen. Ich habe Schwierigkeiten, den Überblick über alles zu behalten, was ich mit den rechtlichen Dokumenten für mein kleines Unternehmen tun muss. Ich werde mir einen Buchhalter suchen, der mir helfen kann.

    Reply
  4. Danke für diese Hinweise zur Archivierung von Buchhaltung. Interessant zu lesen, dass diese Dateien mindestens 10 Jahre aufbewahrt werden müssen. Ich habe meine Buchhaltung lang selbst gemacht, doch nun eine Kanzlei beauftragt, um mehr Zeit für die eigentlichen Aufgaben zu gewinnen.

    Reply

Leave a Reply to Daniel Beier Antworten abbrechen

Ihre E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.

Diese Website verwendet Akismet, um Spam zu reduzieren. Erfahren Sie mehr darüber, wie Ihre Kommentardaten verarbeitet werden .

Skills

Posted on

4. Februar 2021