Anleitung: Archivierung: Buchhaltung

Anleitung: Geschäftsunterlagen revisionssicher archivieren

 

Anforderungen an eine Lösung

Für Geschäftsunterlagen, vor allem für Buchhaltungsunterlagen gibt es gesetzliche Vorschriften, die beachtet werden müssen, z. B. die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung und das Handelsgesetzbuch. Ein wichtiger Punkt ist die Fälschungssicherheit: Rechnungen und andere Unterlagen dürfen nicht nachträglich verändert werden können. Zu beachten sind die Aufbewahrungsfristen von zehn und mehr Jahren für steuerlich relevante und zahlreiche andere Dokumente.
Darüber hinaus sollte eine Archivierungslösung auch die Basis für die Wiederherstellung des Computers nach einem Datenverlust sein.

Konzept

1. Jeweils zum Jahreswechsel wird eine Komplettkopie des PC erstellt (geklont).
2. Jeweils zum Jahreswechsel wird von allen relevanten Partitionen ein Image erstellt und alle Images werden für mindestens 10 Jahre aufbewahrt.
3. Regelmäßig (täglich oder wöchentlich) werden alle seit dem letzten Jahreswechsel geänderten Dateien gesichert.
Wenn 1. und 2. auf verschiedene Festplatten kopiert werden, besteht Sicherheit auch beim Defekt einer der Festplatten.
Durch 1. und 3. kann nach einem katastrophalen Datenverlust innerhalb weniger Stunden ein funktionierendes System wiederhergestellt werden, mit dem Datenstand vom Vortag (wenn die Daten täglich gesichert worden sind).

Materialbedarf

Kosten Bedarf
70 € Eine Klon-Festplatte für jeden zu sichernden PC, die etwas größer als die aktuelle Festplatte ist.
100 € Mindestens eine gemeinsame Image-Festplatte für Images von allen PCs und für die regelmäßigen Backups
50 € Mit der Software Acronis True Image kann man sowohl eine Festplatte klonen als auch Images erstellen.
30 € USB-Adapter für Festplatten

Anleitungen

PC klonen

Images erstellen

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