Anleitung: Archivierung: Buchhaltung

Anleitung: Geschäftsunterlagen revisionssicher archivieren

 

Anforderungen an eine Lösung

Für Geschäftsunterlagen, vor allem für Buchhaltungsunterlagen gibt es gesetzliche Vorschriften, die beachtet werden müssen, z. B. die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung und das Handelsgesetzbuch. Ein wichtiger Punkt ist die Fälschungssicherheit: Rechnungen und andere Unterlagen dürfen nicht nachträglich verändert werden können. Zu beachten sind die Aufbewahrungsfristen von zehn und mehr Jahren für steuerlich relevante und zahlreiche andere Dokumente.
Darüber hinaus sollte eine Archivierungslösung auch die Basis für die Wiederherstellung des Computers nach einem Datenverlust sein.

Konzept

1. Jeweils zum Jahreswechsel wird eine Komplettkopie der Arbeitsfestplatte des PC auf eine Klon-Festplatte erstellt (geklont).
2. Zur zusätzlichen Sicherheit: Jeweils zum Jahreswechsel wird von allen relevanten Partitionen der Arbeitsfestplatte ein Image auf einer Image-Festplatte erstellt und alle Images werden für mindestens 10 Jahre aufbewahrt.
3. Regelmäßig (täglich oder wöchentlich) werden alle seit dem letzten Jahreswechsel geänderten Dateien gesichert.

Dieses Konzept scheint aufwändig. Was man daran möglicherweise vereinfachen kann, ist hier erläutert.

• Weil 1. und 2. auf verschiedene Festplatten kopiert werden, besteht Sicherheit auch beim Defekt einer der Festplatten. Bei einem Defekt der Klon-Festplatte kann mit den Daten der Image-Festplatte eine neue Klon-Festplatte erstellt werden.
• Nach einem katastrophalen Datenverlust wird die Klon-Festplatte mit den regelmäßig gesicherten Daten (Punkt 3) aktualisiert, so dass innerhalb weniger Stunden ein funktionierendes System wiederhergestellt werden, mit dem Datenstand vom Vortag (wenn die Daten täglich gesichert worden sind).

Materialbedarf

Kosten Bedarf
70 € Eine Klon-Festplatte für jeden zu sichernden PC, die etwas größer als die aktuelle Festplatte ist.
100 € Mindestens eine gemeinsame Image-Festplatte für Images von allen PCs und für die regelmäßigen Backups
50 € Mit der Software Acronis True Image kann man sowohl eine Festplatte klonen als auch Images erstellen.
30 € USB-Adapter für Festplatten

Anleitung Schritt für Schritt

1. Zuerst müssen Sie Informationen über die Festplatte in Ihrem PC sammeln.

2. Kaufen Sie eine Klon-Festplatte, die baugleich mit der Arbeitsfestplatte ist oder größer ist (geringfügig größer genügt).

3. Kaufen Sie eine möglichst große Image-Festplatte, mindestens doppelt so groß wie die belegte Kapazität der Arbeitsfestplatte.

4. Kaufen Sie „Acronis True Image“ oder brennen Sie die Probierversion auf eine DVD.

5. Klonen Sie die Festplatte.

6. Erstellen Sie Images von allen relevanten Partitionen der Arbeitsfestplatte.

7. Erstellen und testen Sie eine Stapeldatei für die tägliche Datensicherung.


 

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